Dit beleid legt uit hoe S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, de beheerder van de website www.car-rentals.ro, je persoonsgegevens verwerkt wanneer je de website gebruikt, een reservering verstuurt, een reservering controleert of annuleert, of ons schrijft via het contact- of het hulpformulier, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) en de toepasselijke Roemeense wetgeving.
1. Wie de verwerkingsverantwoordelijke is
Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verwerkt, is S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, fiscaal nummer (CUI) 37309820, inschrijvingsnummer in het Roemeense handelsregister J40/4430/2017, e-mail office@globalreference.ro (hierna “wij”). We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld; voor elke vraag over je gegevens kun je ons schrijven op het e-mailadres hierboven.
Het verhuurbedrijf dat de reservering overneemt en met jou het huurcontract sluit (de Verhuurder, zoals gedefinieerd in onze Algemene voorwaarden), verwerkt de gegevens die het van ons ontvangt en de gegevens die je het bij het ophalen van de auto geeft als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid (zie onderdeel 5).
2. Definities
- Persoonsgegevens – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer).
- Verwerking – elke handeling met gegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, doorgeven of wissen ervan.
- Verwerkingsverantwoordelijke – degene die het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt.
- Verwerker – de leverancier die gegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld de hostingprovider).
3. Welke gegevens we verwerken
3.1. Wanneer je een reservering verstuurt: voornaam en achternaam van de hoofdbestuurder, e-mailadres, mobiel telefoonnummer (met landnummer), land, vluchtnummer (optioneel) en je opmerkingen (optioneel); de gegevens van de reservering: de locaties, data en tijden van ophalen en inleveren, de gekozen auto, de bescherming en de extra opties, de leeftijd van de bestuurders (wanneer je die invult, voor de prijsberekening), de totaalprijs, de borg en het eigen risico zoals doorgegeven door de Verhuurder, de taal van de website, het reserveringsnummer en de status ervan (bevestigd, op aanvraag, geannuleerd); het moment waarop je de Algemene voorwaarden hebt geaccepteerd en de versies van de getoonde documenten.
3.2. Herkomst van het bezoek (attributie): zonder je toestemming voor cookies leggen we alleen de pagina van de website vast waarop je binnenkwam. Heb je analyse- of marketingcookies geaccepteerd, dan leggen we met de reservering ook de herkomst van het bezoek vast (UTM-campagneparameters, landingspagina, domein van de website waar je vandaan kwam, taal); klik-ID’s van advertenties (bijvoorbeeld gclid, msclkid, fbclid) alleen als je ook marketingcookies hebt geaccepteerd.
3.3. Wanneer je een reservering controleert of annuleert: het reserveringsnummer en het e-mailadres, gebruikt om je te identificeren; bij annulering ook de reden die je opgeeft, die samen met de reservering wordt bewaard.
3.4. Wanneer je ons schrijft via het contact- of het hulpformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, het soort verzoek, je bericht, de taal en de pagina vanwaar je het hebt verstuurd.
3.5. Technische gegevens: we bewaren het IP-adres niet samen met reserveringen of berichten. Het IP-adres wordt alleen tijdelijk gebruikt (hooguit een uur) om het aantal verzoeken te beperken en misbruik te voorkomen. De hostingserver kan voor de beveiliging standaard technische logbestanden bewaren (IP-adres, datum, bezochte pagina, type browser), alleen zolang die nodig zijn voor de beveiliging van de website en het opsporen van technische problemen, waarna de hostingprovider ze automatisch wist. De statistieken over zoekopdrachten (locaties, data, duur, aantal resultaten) bevatten geen gegevens waarmee jij kunt worden geïdentificeerd.
3.6. Analysegegevens, alleen met je toestemming: als je analysecookies accepteert, verzamelt Google Analytics (via Google Tag Manager) gepseudonimiseerde online identificatoren (cookies), bezochte pagina’s, informatie over apparaat en browser, de bij benadering bepaalde locatie die Google uit het IP-adres afleidt, en de gebeurtenissen van het reserveringsproces (bijvoorbeeld de zoekopdracht, de keuze van de auto, het versturen van de reservering en de waarde ervan). We geven je naam, e-mailadres of telefoonnummer niet door aan Google.
3.7. We vragen en verwerken geen gegevens van je bankkaart: op de website wordt niets betaald. We verwerken geen bijzondere categorieën van gegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens).
3.8. Het verstrekken van de gegevens uit punt 3.1 is nodig om de reservering door te geven: zonder deze gegevens kan de Verhuurder de reservering niet bevestigen en kan hij geen contact met je opnemen. De gegevens uit de formulieren zijn nodig om je te kunnen antwoorden.
4. Voor welke doelen en op welke grondslag we gegevens verwerken
4.1. Bemiddeling bij de reservering – het doorgeven van de reservering aan de Verhuurder, de bevestiging ervan, de e-mails over de reservering, het online controleren en annuleren ervan, het oplossen van problemen. Grondslag: het sluiten en uitvoeren van de bemiddelingsovereenkomst tussen ons en jou (de Algemene voorwaarden) en de stappen die op jouw verzoek worden gezet vóór het sluiten van het huurcontract (art. 6, lid 1, onder b, AVG).
4.2. Het beantwoorden van je berichten via het contact- en het hulpformulier, inclusief het doorsturen ervan naar de Verhuurder wanneer ze over een huur gaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om ontvangen verzoeken te beantwoorden (art. 6, lid 1, onder f, AVG) of, als het bericht over een reservering gaat, de uitvoering van de overeenkomst (onder b).
4.3. Bewijs van acceptatie van de Voorwaarden en verdediging van onze rechten bij klachten of geschillen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG).
4.4. Beveiliging van de website en voorkomen van misbruik (bijvoorbeeld geautomatiseerde reserveringen of berichten). Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG).
4.5. Naleving van wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld boekhoudkundige verplichtingen of op verzoek van de autoriteiten). Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG).
4.6. Gebruiksstatistieken en het meten van campagnes (Google Analytics, herkomst van het bezoek). Grondslag: je toestemming, gegeven via de cookiebanner (art. 6, lid 1, onder a, AVG en de Roemeense wet nr. 506/2004).
4.7. We gebruiken de gegevens uit reserveringen of formulieren niet om je marketingberichten te sturen, en we nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor je hebben.
5. Aan wie we gegevens doorgeven
5.1. Aan de Verhuurder – S.C. AUTOREVOLUTION SRL (ExpediCAR), Boekarest, Str. Johann Strauss nr. 2, Sector 2, e-mail office@expedicar.ro, het verhuurbedrijf dat de reservering in zijn reserveringssysteem overneemt, haar bevestigt, het huurcontract met jou sluit en verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. De Verhuurder ontvangt de gegevens uit punt 3.1 en, wanneer ze over een huur gaan, de verzoeken die via het hulpformulier zijn verstuurd. Hij verwerkt ze als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, volgens zijn eigen privacybeleid, gepubliceerd op expedicar.ro.
5.2. Aan verwerkers die ons diensten leveren, op basis van een overeenkomst en alleen volgens onze instructies: de hostingprovider van de website en de e-mail, de IT-dienstverleners die de website onderhouden en, alleen als je analysecookies hebt geaccepteerd, Google (Google Analytics en Google Tag Manager).
5.3. Aan overheidsinstanties, rechtbanken en adviseurs (bijvoorbeeld accountants of advocaten), wanneer de wet ons daartoe verplicht of voor de verdediging van onze rechten.
5.4. We verkopen en verhuren je gegevens niet.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens die via Google Analytics worden verzameld, alleen met je toestemming, kunnen worden doorgegeven aan Google LLC, in de Verenigde Staten. De doorgifte gebeurt op basis van het besluit van de Europese Commissie over het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), waarbij Google LLC is aangesloten, en van de standaardcontractbepalingen. Mocht een andere leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, dan zorgen we voor passende waarborgen (een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).
7. Hoelang we gegevens bewaren
- Reserveringen: de contactgegevens (naam, e-mail, telefoon), het vluchtnummer, de opmerkingen, de reden van annulering en de attributiegegevens worden automatisch gewist 730 dagen na de datum waarop de auto is ingeleverd; bij reserveringen waarvan de status niet kon worden opgehelderd, na nog eens 30 dagen. Na het wissen bewaren we alleen gepseudonimiseerde gegevens van de reservering (de referentienummers, de locaties, de data, de auto, het totaalbedrag, het land en de leeftijd van de bestuurders), die je contactgegevens niet meer bevatten, voor de administratie van de bemiddelde reserveringen en voor statistieken, zolang die voor deze doelen nodig zijn.
- Interne meldingen over reserveringen (de e-mails die het team dat de reserveringen beheert ontvangt, met de reserverings- en contactgegevens, inclusief de reden van annulering) worden in de mailboxen van het team bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling van de reservering en van eventuele klachten.
- Berichten uit de formulieren: worden na 180 dagen automatisch uit de database van de website gewist. De kopieën die het team dat je antwoordt per e-mail ontvangt, worden bewaard zolang dat nodig is om je verzoek af te handelen.
- Niet-afgeronde aanbiedingen (zonder contactgegevens) worden na 7 dagen gewist, en de anonieme statistieken over zoekopdrachten na 400 dagen.
- De technische logbestanden van de applicatie (zo opgezet dat ze je contactgegevens niet bevatten) worden 30 dagen bewaard.
- Cookies en analysegegevens: volgens het Cookiebeleid; gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau in Google Analytics worden hooguit 14 maanden bewaard, daarna blijven alleen geaggregeerde rapporten over die je niet identificeren.
- Documenten die we wettelijk moeten bewaren, gedurende de wettelijke termijn.
8. Hoe we gegevens beschermen
De website gebruikt versleutelde verbindingen (HTTPS). Alleen bevoegde personen, met een persoonlijk account en wachtwoord, hebben toegang tot de gegevens van reserveringen en berichten, en gevoelige handelingen (exporteren, annuleren, wissen) vragen om een nieuwe bevestiging van het wachtwoord en worden vastgelegd. We verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn voor de doelen hierboven. Geen enkel systeem is echter volledig veilig; merk je een beveiligingsprobleem op, laat het ons dan weten.
9. Je rechten
Onder de voorwaarden van de AVG heb je de volgende rechten:
- recht op inzage – weten of we gegevens over jou verwerken en een kopie ervan ontvangen;
- recht op rectificatie – onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
- recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”), in de gevallen die de wet noemt;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- recht op overdraagbaarheid van de gegevens die je ons hebt verstrekt;
- recht om je toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden; voor cookies via de link “Cookie-instellingen” onderaan de pagina;
- recht om een klacht in te dienen bij de Roemeense toezichthouder voor de verwerking van persoonsgegevens (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ANSPDCP).
Om je rechten uit te oefenen, schrijf je ons op office@globalreference.ro of via het contactformulier. We antwoorden kosteloos, binnen uiterlijk een maand na ontvangst van je verzoek (een termijn die bij complexe verzoeken met nog twee maanden kan worden verlengd; dan laten we je dat weten). Om je gegevens te beschermen, kunnen we je om informatie vragen waarmee we je kunnen identificeren (bijvoorbeeld het reserveringsnummer en het gebruikte e-mailadres). Voor de gegevens die de Verhuurder in verband met het huurcontract verwerkt, kun je je rechtstreeks tot hem wenden; we helpen je je verzoek aan hem door te sturen.
10. Cookies
We gebruiken strikt noodzakelijke cookies en, alleen met je toestemming, analyse- en marketingcookies. De details staan in het Cookiebeleid. Je kunt je keuze altijd wijzigen via de link “Cookie-instellingen” onderaan de pagina.
11. Wijziging van dit beleid
We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de manier waarop we gegevens verwerken verandert. De geldende versie en de datum ervan staan op deze pagina.
12. Contact en toezichthouder
Verwerkingsverantwoordelijke: S.C. GLOBAL REFERENCE SRL – e-mail office@globalreference.ro, contactformulier.
Toezichthouder: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, postcode 010336, Boekarest, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.