La présente politique explique comment S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, exploitant du site www.car-rentals.ro, traite vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez le site, envoyez une réservation, vérifiez ou annulez une réservation ou nous écrivez via les formulaires de contact et d’assistance, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation roumaine applicable.
1. Qui est le responsable du traitement
Le responsable du traitement des données traitées via ce site est S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, code d’identification fiscale (CUI) 37309820, numéro d’immatriculation au Registre du commerce J40/4430/2017, e-mail office@globalreference.ro (ci-après « nous »). Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) ; pour toute question concernant vos données, vous pouvez nous écrire à l’adresse e-mail ci-dessus.
La société de location qui prend en charge la réservation et conclut avec vous le contrat de location (le Loueur, défini dans nos Conditions générales) traite les données reçues de notre part et celles que vous lui communiquez lors de la prise en charge de la voiture en qualité de responsable du traitement indépendant, conformément à sa propre politique de confidentialité (voir la section 5).
2. Définitions
- Données à caractère personnel – toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone).
- Traitement – toute opération effectuée sur des données, comme leur collecte, leur enregistrement, leur conservation, leur consultation, leur communication ou leur effacement.
- Responsable du traitement – la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
- Sous-traitant – le prestataire qui traite des données pour le compte du responsable du traitement (par exemple l’hébergeur).
3. Quelles données nous traitons
3.1. Lorsque vous envoyez une réservation : le prénom et le nom du conducteur principal, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone mobile (avec l’indicatif du pays), le pays, le numéro de vol (facultatif) et vos remarques (facultatives) ; les détails de la réservation : les lieux, dates et heures de prise en charge et de restitution, la voiture choisie, la protection et les options supplémentaires, l’âge des conducteurs (lorsque vous l’indiquez, pour le calcul du prix), le prix total, le dépôt de garantie et la franchise communiqués par le Loueur, la langue du site, le numéro de réservation et son statut (confirmée, sur demande, annulée) ; le moment où vous avez accepté les Conditions générales et les versions des documents affichés.
3.2. Source de la visite (attribution) : sans votre consentement aux cookies, nous enregistrons uniquement la page du site par laquelle vous êtes arrivé. Si vous avez accepté les cookies de mesure d’audience ou de marketing, nous enregistrons avec la réservation la source de la visite (paramètres de campagne UTM, page d’entrée, domaine du site d’où vous venez, langue) ; les identifiants de clic publicitaire (par exemple gclid, msclkid, fbclid) uniquement si vous avez aussi accepté les cookies marketing.
3.3. Lorsque vous vérifiez ou annulez une réservation : le numéro de réservation et l’adresse e-mail, utilisés pour vous identifier ; en cas d’annulation, également le motif que vous indiquez, conservé avec la réservation.
3.4. Lorsque vous nous écrivez via le formulaire de contact ou d’assistance : le prénom, le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le type de demande, votre message, la langue et la page depuis laquelle vous l’avez envoyé.
3.5. Données techniques : nous ne conservons pas l’adresse IP avec les réservations ou les messages. L’adresse IP n’est utilisée que temporairement (une heure au maximum) pour limiter le nombre de requêtes et prévenir les abus. Le serveur d’hébergement peut conserver, à des fins de sécurité, des journaux techniques standard (adresse IP, date, page consultée, type de navigateur), uniquement le temps nécessaire à la sécurité du site et au diagnostic des problèmes techniques, après quoi ils sont automatiquement supprimés par l’hébergeur. Les statistiques sur les recherches (lieux, dates, durées, nombre de résultats) ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier.
3.6. Données de mesure d’audience, uniquement avec votre consentement : si vous acceptez les cookies de mesure d’audience, Google Analytics (via Google Tag Manager) collecte des identifiants en ligne pseudonymes (cookies), les pages visitées, des informations sur l’appareil et le navigateur, la localisation approximative déterminée par Google à partir de l’adresse IP et les événements du processus de réservation (par exemple la recherche, le choix de la voiture, l’envoi de la réservation et son montant). Nous ne transmettons pas à Google votre nom, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.
3.7. Nous ne vous demandons pas et ne traitons pas les données de votre carte bancaire : aucun paiement n’est effectué sur le site. Nous ne traitons pas de catégories particulières de données (par exemple des données de santé).
3.8. La fourniture des données du point 3.1 est nécessaire à la transmission de la réservation : sans elles, le Loueur ne peut pas confirmer la réservation ni vous contacter. Les données des formulaires sont nécessaires pour pouvoir vous répondre.
4. À quelles fins et sur quelle base juridique nous traitons les données
4.1. L’intermédiation de la réservation – la transmission de la réservation au Loueur, sa confirmation, les e-mails relatifs à la réservation, sa vérification et son annulation en ligne, la résolution des problèmes rencontrés. Base juridique : la conclusion et l’exécution du contrat d’intermédiation entre vous et nous (les Conditions générales) et les mesures prises à votre demande avant la conclusion du contrat de location (art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).
4.2. La réponse à vos messages envoyés via les formulaires de contact et d’assistance, y compris leur transmission au Loueur lorsqu’ils concernent une location. Base juridique : notre intérêt légitime à répondre aux demandes reçues (art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) ou, lorsque le message concerne une réservation, l’exécution du contrat (point b).
4.3. La preuve de l’acceptation des Conditions générales et la défense de nos droits en cas de réclamation ou de litige. Base juridique : l’intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
4.4. La sécurité du site et la prévention des abus (par exemple des réservations ou des messages automatisés). Base juridique : l’intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
4.5. Le respect des obligations légales (par exemple comptables ou à la demande des autorités). Base juridique : l’obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).
4.6. Les statistiques d’utilisation et la mesure des campagnes (Google Analytics, source de la visite). Base juridique : votre consentement, donné via le bandeau de cookies (art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD et loi roumaine nr. 506/2004).
4.7. Nous n’utilisons pas les données des réservations ou des formulaires pour vous envoyer des messages marketing et ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.
5. À qui nous transmettons les données
5.1. Au Loueur – S.C. AUTOREVOLUTION SRL (ExpediCAR), Bucarest, Str. Johann Strauss nr. 2, secteur 2, e-mail office@expedicar.ro, la société de location qui enregistre la réservation dans son système de réservation, la confirme, conclut avec vous le contrat de location et répond de son exécution. Le Loueur reçoit les données du point 3.1 et, lorsqu’elles concernent une location, les demandes envoyées via le formulaire d’assistance. Il les traite en qualité de responsable du traitement indépendant, conformément à sa propre politique de confidentialité, publiée sur expedicar.ro (en roumain).
5.2. Aux sous-traitants qui nous fournissent des services, sur la base d’un contrat et uniquement selon nos instructions : l’hébergeur du site et du courrier électronique, les prestataires de services informatiques qui assurent la maintenance du site et, uniquement si vous avez accepté les cookies de mesure d’audience, Google (Google Analytics et Google Tag Manager).
5.3. Aux autorités publiques, aux juridictions, aux conseils (par exemple comptables ou avocats), lorsque la loi nous y oblige ou pour la défense de nos droits.
5.4. Nous ne vendons pas et ne louons pas vos données.
6. Transferts hors de l’Espace économique européen
Les données collectées via Google Analytics, uniquement avec votre consentement, peuvent être transférées à Google LLC, aux États-Unis d’Amérique. Le transfert repose sur la décision de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), auquel Google LLC a adhéré, et sur les clauses contractuelles types. Si un autre prestataire devait traiter des données hors de l’Espace économique européen, nous nous assurons de l’existence de garanties appropriées (une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types).
7. Durée de conservation des données
- Réservations : les coordonnées (nom, e-mail, téléphone), le numéro de vol, les remarques, le motif de l’annulation et les données d’attribution sont automatiquement supprimés 730 jours après la date de restitution de la voiture ; pour les réservations dont le statut n’a pas pu être clarifié, au terme de 30 jours supplémentaires. Après la suppression, nous ne conservons que des données pseudonymisées de la réservation (numéros de référence, lieux, dates, voiture, total, pays et âge des conducteurs), qui ne contiennent plus vos coordonnées, pour le suivi des réservations intermédiées et à des fins statistiques, aussi longtemps que nécessaire à ces finalités.
- Les notifications internes relatives aux réservations (les e-mails reçus par l’équipe qui gère les réservations, contenant les données de la réservation et les coordonnées, y compris le motif de l’annulation) sont conservées dans les boîtes e-mail de l’équipe uniquement le temps nécessaire à la gestion de la réservation et d’éventuelles réclamations.
- Les messages des formulaires : ils sont automatiquement supprimés de la base de données du site après 180 jours. Les copies reçues par e-mail par l’équipe qui vous répond ne sont conservées que le temps nécessaire au traitement de la demande.
- Les offres non finalisées (sans coordonnées) sont supprimées après 7 jours, et les statistiques anonymes sur les recherches après 400 jours.
- Les journaux techniques de l’application (conçus pour ne pas contenir vos coordonnées) sont conservés 30 jours.
- Les cookies et les données de mesure d’audience : conformément à la Politique de cookies ; les données au niveau de l’utilisateur et de l’événement dans Google Analytics sont conservées 14 mois au maximum, après quoi seuls subsistent des rapports agrégés, qui ne vous identifient pas.
- Les documents que la loi nous oblige à conserver, pendant la durée prévue par la loi.
8. Comment nous protégeons les données
Le site utilise des connexions chiffrées (HTTPS). L’accès aux données des réservations et des messages n’est autorisé qu’aux personnes habilitées, disposant d’un compte personnel et d’un mot de passe, et les actions sensibles (export, annulation, suppression) exigent la reconfirmation du mot de passe et sont journalisées. Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités ci-dessus. Aucun système n’est toutefois totalement sûr ; si vous constatez un problème de sécurité, merci de nous le signaler.
9. Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants :
- le droit d’accès – savoir si nous traitons des données vous concernant et en recevoir une copie ;
- le droit de rectification – corriger les données inexactes ou incomplètes ;
- le droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), dans les cas prévus par la loi ;
- le droit à la limitation du traitement ;
- le droit d’opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
- le droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies ;
- le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte les traitements effectués auparavant ; pour les cookies, via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité nationale de surveillance du traitement des données à caractère personnel (ANSPDCP).
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à office@globalreference.ro ou via le formulaire de contact. Nous vous répondons gratuitement, dans un délai d’un mois au maximum à compter de la réception de la demande (délai qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons). Pour protéger vos données, nous pouvons vous demander des informations nous permettant de vous identifier (par exemple le numéro de réservation et l’adresse e-mail utilisée). Pour les données que le Loueur traite dans le cadre du contrat de location, vous pouvez vous adresser directement à lui ; nous vous aidons à lui transmettre votre demande.
10. Cookies
Nous utilisons des cookies strictement nécessaires et, uniquement avec votre consentement, des cookies de mesure d’audience et de marketing. Les détails figurent dans la Politique de cookies. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de page.
11. Modification de la politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique lorsque la manière dont nous traitons les données change. La version en vigueur et sa date sont indiquées sur cette page.
12. Contact et autorité de contrôle
Responsable du traitement : S.C. GLOBAL REFERENCE SRL – e-mail office@globalreference.ro, formulaire de contact.
Autorité de contrôle : Autorité nationale de surveillance du traitement des données à caractère personnel (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, secteur 1, code postal 010336, Bucarest, Roumanie, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.