La presente informativa spiega come S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, gestore del sito www.car-rentals.ro, tratta i tuoi dati personali quando usi il sito, invii una prenotazione, verifichi o cancelli una prenotazione oppure ci scrivi tramite i moduli di contatto e di assistenza, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa romena applicabile.
1. Chi è il titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati trattati tramite questo sito è S.C. GLOBAL REFERENCE SRL, codice fiscale (CUI) 37309820, n. di iscrizione al Registro del Commercio J40/4430/2017, email office@globalreference.ro (di seguito «noi»). Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO); per qualsiasi domanda sui tuoi dati puoi scriverci all’indirizzo email indicato sopra.
La società di noleggio che prende in carico la prenotazione e conclude con te il contratto di noleggio (il Locatore, definito nei nostri Termini e condizioni) tratta i dati ricevuti da noi e quelli che gli fornisci al ritiro dell’auto come titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa sulla privacy (vedi la sezione 5).
2. Definizioni
- Dati personali – qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (per esempio il nome, l’indirizzo email, il numero di telefono).
- Trattamento – qualsiasi operazione compiuta sui dati, come la raccolta, la registrazione, la conservazione, la consultazione, la trasmissione o la cancellazione.
- Titolare del trattamento – il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento.
- Responsabile del trattamento – il fornitore che tratta dati per conto del titolare (per esempio il fornitore di hosting).
3. Quali dati trattiamo
3.1. Quando invii una prenotazione: nome e cognome del conducente principale, indirizzo email, numero di cellulare (con il prefisso internazionale), Paese, numero del volo (facoltativo) e le tue note (facoltative); i dettagli della prenotazione: luoghi, date e orari di ritiro e di riconsegna, l’auto scelta, la protezione e le opzioni aggiuntive, l’età dei conducenti (quando la inserisci, per il calcolo del prezzo), il prezzo totale, il deposito cauzionale e la franchigia comunicati dal Locatore, la lingua del sito, il numero di prenotazione e il suo stato (confermata, su richiesta, cancellata); il momento in cui hai accettato i Termini e condizioni e le versioni dei documenti mostrati.
3.2. La provenienza della visita (attribuzione): senza il tuo consenso ai cookie, registriamo solo la pagina del sito da cui sei entrato. Se hai accettato i cookie di analisi o di marketing, registriamo con la prenotazione anche la provenienza della visita (parametri di campagna UTM, pagina di ingresso, dominio del sito da cui sei arrivato, lingua); gli identificatori dei clic pubblicitari (per esempio gclid, msclkid, fbclid) solo se hai accettato anche i cookie di marketing.
3.3. Quando verifichi o cancelli una prenotazione: il numero di prenotazione e l’indirizzo email, usati per identificarti; in caso di cancellazione, anche il motivo che scrivi, conservato insieme alla prenotazione.
3.4. Quando ci scrivi tramite il modulo di contatto o di assistenza: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, tipo di richiesta, il tuo messaggio, la lingua e la pagina da cui lo hai inviato.
3.5. Dati tecnici: non conserviamo l’indirizzo IP insieme alle prenotazioni o ai messaggi. L’indirizzo IP è usato solo temporaneamente (al massimo per un’ora) per limitare il numero di richieste e prevenire gli abusi. Il server di hosting può conservare, per sicurezza, registri tecnici standard (indirizzo IP, data, pagina visitata, tipo di browser), solo per il tempo necessario alla sicurezza del sito e alla diagnosi dei problemi tecnici, dopodiché vengono cancellati automaticamente dal fornitore di hosting. Le statistiche sulle ricerche (luoghi, date, durate, numero di risultati) non contengono dati che ti identifichino.
3.6. Dati di analisi, solo con il tuo consenso: se accetti i cookie di analisi, Google Analytics (tramite Google Tag Manager) raccoglie identificatori online pseudonimi (cookie), le pagine visitate, informazioni sul dispositivo e sul browser, la localizzazione approssimativa determinata da Google a partire dall’indirizzo IP e gli eventi della procedura di prenotazione (per esempio la ricerca, la scelta dell’auto, l’invio della prenotazione e il suo valore). Non trasmettiamo a Google il tuo nome, il tuo indirizzo email o il tuo numero di telefono.
3.7. Non ti chiediamo e non trattiamo i dati della carta bancaria: sul sito non si effettua alcun pagamento. Non trattiamo categorie particolari di dati (per esempio dati relativi alla salute).
3.8. Il conferimento dei dati di cui al punto 3.1 è necessario per la trasmissione della prenotazione: senza di essi il Locatore non può confermare la prenotazione né contattarti. I dati dei moduli sono necessari per poterti rispondere.
4. Per quali finalità e su quale base giuridica trattiamo i dati
4.1. Intermediazione della prenotazione – la trasmissione della prenotazione al Locatore, la sua conferma, le email sulla prenotazione, la sua verifica e cancellazione online, la soluzione dei problemi che si presentano. Base giuridica: la conclusione e l’esecuzione del contratto di intermediazione tra noi e te (i Termini e condizioni) e le misure adottate su tua richiesta prima della conclusione del contratto di noleggio (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR).
4.2. La risposta ai tuoi messaggi inviati tramite i moduli di contatto e di assistenza, compresa la loro trasmissione al Locatore quando riguardano un noleggio. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste ricevute (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR) o, quando il messaggio riguarda una prenotazione, l’esecuzione del contratto (lett. b).
4.3. La prova dell’accettazione dei Termini e la difesa dei nostri diritti in caso di reclami o controversie. Base giuridica: il legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
4.4. La sicurezza del sito e la prevenzione degli abusi (per esempio prenotazioni o messaggi automatizzati). Base giuridica: il legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
4.5. L’adempimento degli obblighi di legge (per esempio contabili o su richiesta delle autorità). Base giuridica: l’obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
4.6. Statistiche di utilizzo e misurazione delle campagne (Google Analytics, provenienza della visita). Base giuridica: il tuo consenso, espresso tramite il banner dei cookie (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR e Legge romena n. 506/2004).
4.7. Non usiamo i dati delle prenotazioni o dei moduli per inviarti messaggi di marketing e non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici nei tuoi confronti.
5. A chi trasmettiamo i dati
5.1. Al Locatore – S.C. AUTOREVOLUTION SRL (ExpediCAR), Bucarest, Str. Johann Strauss nr. 2, Settore 2, email office@expedicar.ro, la società di noleggio che registra la prenotazione nel proprio sistema di prenotazione, la conferma, conclude con te il contratto di noleggio e risponde della sua esecuzione. Il Locatore riceve i dati di cui al punto 3.1 e, quando riguardano un noleggio, le richieste inviate tramite il modulo di assistenza. Li tratta come titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa sulla privacy, pubblicata su expedicar.ro.
5.2. Ai responsabili del trattamento che ci forniscono servizi, sulla base di un contratto e solo secondo le nostre istruzioni: il fornitore di hosting del sito e della posta elettronica, i fornitori di servizi IT che curano la manutenzione del sito e, solo se hai accettato i cookie di analisi, Google (Google Analytics e Google Tag Manager).
5.3. Alle autorità pubbliche, ai tribunali, ai consulenti (per esempio commercialisti o avvocati), quando la legge ci obbliga o per la difesa dei nostri diritti.
5.4. Non vendiamo e non cediamo in locazione i tuoi dati.
6. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo
I dati raccolti tramite Google Analytics, solo con il tuo consenso, possono essere trasferiti a Google LLC, negli Stati Uniti d’America. Il trasferimento avviene sulla base della decisione della Commissione europea relativa al quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework), a cui Google LLC ha aderito, e delle clausole contrattuali standard. Se un altro fornitore dovesse trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo, ci assicuriamo che esistano garanzie adeguate (una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard).
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Prenotazioni: i dati di contatto (nome, email, telefono), il numero del volo, le note, il motivo della cancellazione e i dati di attribuzione vengono cancellati automaticamente 730 giorni dopo la data di riconsegna dell’auto; per le prenotazioni il cui stato non è stato possibile chiarire, dopo altri 30 giorni. Dopo la cancellazione conserviamo solo dati pseudonimizzati della prenotazione (numeri di riferimento, luoghi, date, auto, totale, Paese ed età dei conducenti), che non contengono più i tuoi dati di contatto, per la registrazione delle prenotazioni intermediate e per statistiche, per il tempo necessario a tali finalità.
- Le notifiche interne sulle prenotazioni (le email ricevute dal team che gestisce le prenotazioni, con i dati della prenotazione e di contatto, compreso il motivo della cancellazione) sono conservate nelle caselle email del team solo per il tempo necessario alla gestione della prenotazione e di eventuali reclami.
- I messaggi dei moduli: vengono cancellati automaticamente dalla banca dati del sito dopo 180 giorni. Le copie ricevute via email dal team che ti risponde sono conservate solo per il tempo necessario alla soluzione della richiesta.
- Le offerte non completate (senza dati di contatto) vengono cancellate dopo 7 giorni, e le statistiche anonime sulle ricerche dopo 400 giorni.
- I registri tecnici dell’applicazione (concepiti per non contenere i tuoi dati di contatto) sono conservati per 30 giorni.
- I cookie e i dati di analisi: secondo la Cookie policy; i dati a livello di utente e di evento di Google Analytics sono conservati al massimo per 14 mesi, dopodiché restano solo report aggregati, che non ti identificano.
- I documenti che la legge ci obbliga a conservare, per la durata prevista dalla legge.
8. Come proteggiamo i dati
Il sito usa connessioni cifrate (HTTPS). L’accesso ai dati delle prenotazioni e dei messaggi è consentito solo alle persone autorizzate, con account personale e password, e le azioni sensibili (esportazione, cancellazione, eliminazione) richiedono la riconferma della password e vengono registrate. Raccogliamo solo i dati necessari alle finalità indicate sopra. Nessun sistema è però del tutto sicuro; se noti un problema di sicurezza, ti preghiamo di segnalarcelo.
9. I tuoi diritti
Alle condizioni previste dal GDPR hai i seguenti diritti:
- diritto di accesso – sapere se trattiamo dati che ti riguardano e riceverne una copia;
- diritto di rettifica – correggere i dati inesatti o incompleti;
- diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»), nei casi previsti dalla legge;
- diritto di limitazione del trattamento;
- diritto di opposizione ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse;
- diritto alla portabilità dei dati che ci hai fornito;
- diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare i trattamenti effettuati prima; per i cookie, dal link «Impostazioni cookie» nel piè di pagina;
- diritto di proporre reclamo all’Autorità nazionale di controllo del trattamento dei dati personali della Romania (ANSPDCP).
Per esercitare i tuoi diritti scrivici all’indirizzo office@globalreference.ro o tramite il modulo di contatto. Ti rispondiamo gratuitamente, entro un mese dal ricevimento della richiesta (termine che può essere prorogato di altri due mesi per le richieste complesse, informandoti). Per proteggere i tuoi dati, possiamo chiederti informazioni che ci permettano di identificarti (per esempio il numero di prenotazione e l’indirizzo email usato). Per i dati che il Locatore tratta in relazione al contratto di noleggio puoi rivolgerti direttamente a lui; ti aiutiamo a trasmettergli la richiesta.
10. Cookie
Usiamo cookie strettamente necessari e, solo con il tuo consenso, cookie di analisi e di marketing. I dettagli sono nella Cookie policy. Puoi modificare la tua scelta in qualsiasi momento dal link «Impostazioni cookie» nel piè di pagina.
11. Modifiche all’informativa
Possiamo aggiornare la presente informativa quando cambia il modo in cui trattiamo i dati. La versione in vigore e la sua data sono indicate in questa pagina.
12. Contatti e autorità di controllo
Titolare del trattamento: S.C. GLOBAL REFERENCE SRL – email office@globalreference.ro, modulo di contatto.
Autorità di controllo: Autorità nazionale di controllo del trattamento dei dati personali (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, codice postale 010336, Bucarest, Romania, email anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.